- ПЛАНИРУЮТ ОБНОВИТЬ ПРАВИЛА ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТАМИ ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ

Исключительные права на представленный обзор принадлежат АО "Консультант Плюс".  

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 03.12.2021.

На общественное обсуждение вынесли проект документа, который заменит Положение о порядке обращения со служебной информацией. Основное нововведение: определят правила обращения с документами в электронной форме с пометкой "Для служебного пользования". Есть и другие изменения.

На кого распространят правила

Положение станут применять федеральные органы госвласти и госкорпорации, а также подведомственные им учреждения и организации. Органам госвласти субъектов, иным госорганам, государственным внебюджетным фондам и организациям, которые осуществляют публично значимые функции, также рекомендуют его использовать.

Что должен решить руководитель организации

Руководителю нужно определить:

- категории должностных лиц, которые работают со служебной информацией ограниченного распространения;

- категории должностных лиц, которые обеспечивают обращение с документами ДСП;

- внутренний порядок обращения с документами ДСП;

- организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.

Как обращаться с документами ДСП

Организация должна разработать внутренний порядок обращения с документами. Он должен включать такие процедуры как создание, передача, прием, использование, хранение, уничтожение документов пр.

В порядке нужно предусмотреть правила обращения с документами "ДСП" в бумажной и электронной форме.

Как создавать документы ДСП

Каждому экземпляру документа нужно присвоить индивидуальный номер. Документ должен иметь учетную форму. Кроме обязательных реквизитов по правилам делопроизводства каждый экземпляр должен включать такие реквизиты:

- гриф "ДСП";

- номер экземпляра документа;

- информацию том, к какому экземпляру он относится (оригинальному или тиражному).

Оригинальный экземпляр должен содержать сведения:

- о количестве оригинальных экземпляров;

- порядковом номере оригинального экземпляра;

- дате создания оригинального экземпляра;

- создавшем его лице (фамилию, имя, отчество).

В тиражный экземпляр документа надо включать:

- номер оригинального или тиражного экземпляра, с которого его сняли;

- порядковый номер оригинального экземпляра;

- дату создания тиражного экземпляра;

- фамилию, имя, отчество создавшего его лица.

Как передавать экземпляры документов

В учетных формах, которые передают вместе с экземплярами документов, отражают факт передачи, адресат, передавшее и принявшее лицо. На передачу нужно согласие руководителя организации (его заместителя или иного уполномоченного лица).

При передаче надо предусмотреть:

- защиту информации от несанкционированного доступа;

- гарантированную доставку;

- контроль целостности.

Для передачи экземпляров документов в электронной форме можно использовать транспортную шину межведомственного электронного документооборота.

Бумажные документы организация вправе пересылать фельдъегерской связью, спецсвязью, ценными или заказными письмами либо передавать их непосредственно в руки получателю..

Как принимать экземпляры документов

Прием надо отразить в учетной форме. Кроме того, принимающая сторона должна подтвердить его документально. Получение электронного экземпляра документа можно подтвердить транспортной квитанцией получателя.

Каждый принятый экземпляр нужно зарегистрировать по правилам делопроизводства и отразить этот факт в учетной форме.

Документы ДСП учитывают отдельно от других документов. К регистрационному индексу документа добавляют гриф "ДСП".

При отказе в регистрации принятого экземпляра его возвращают отправителю или уничтожают. Этот факт отражают в учетной форме и в уведомлении отправителя.

Как использовать экземпляры документов

Использовать экземпляры можно только с согласия уполномоченного лица.

Каждый факт использования отражают в учетной форме с указанием даты, времени и информации о конкретном работнике, которому передали документ.

Как хранить экземпляры документов

Исполненные экземпляры группируют в дела по обычной номенклатуре дел. Об этом делают запись в учетной форме каждого экземпляра документа. На делах проставляют гриф "ДСП".

При смене лица, ответственного за хранение экземпляров документов, составляют акт приема-передачи, который утверждает руководитель организации.

Документы в электронной форме хранят в аттестованных системах хранения электронных документов, бумажные - в надежно запираемых и опечатываемых ящиках, шкафах, хранилищах.

Назначенная руководителем комиссия проверяет наличие дел. Результаты проверки заносят в учетные формы, а также оформляют актом. Периодичность проверки составляет не менее 1 раза в год, а в крупных архивах - не реже 1 раза в 5 лет.

При утрате дел и экземпляров документов или разглашении служебной информации ограниченного распространения назначают комиссию. Она составляет акт и делает отметки в учетных формах. Акты на утраченные или разглашенные дела и экземпляры документов постоянного срока хранения передают в архив.

Как уничтожать экземпляры документов

Для уничтожения ненужных дел и экземпляров документов составляют акт. Учетные формы не уничтожают - в них делают отметку со ссылкой на акт.

Как снять ограничение на распространение экземпляра документа

Уполномоченное лицо принимает такое решение путем снятия грифа "ДСП". Его снятие отражают в учетной форме.

На документах и делах, а также в системе электронного документооборота делают соответствующие записи и отметки.

Если гриф снимают с бумажного документа, на его экземплярах зачеркивают реквизиты грифа и указывают дату и номер документа с решением о снятии, проставляют подпись уполномоченного лица, его должность, фамилию и инициалы. Если гриф снимают с документа в электронной форме, то создают новый документ, а старый уничтожают.

За что сотрудника могут наказать

Сотрудника могут привлечь к дисциплинарной или иной ответственности не только за разглашение служебной информации и нарушение порядка обращения с документами, как сейчас, но и за использование служебной информации в личных и корыстных целях.

Документ: Проект постановления Правительства РФ (http://regulation.gov.ru/projects#npa=123026)