- ПЛАНИРУЮТ ОБНОВИТЬ ПРАВИЛА ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТАМИ ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ
Исключительные права на представленный обзор принадлежат АО "Консультант Плюс".
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 03.12.2021.
На общественное обсуждение вынесли проект документа, который заменит Положение о порядке обращения со служебной информацией. Основное нововведение: определят правила обращения с документами в электронной форме с пометкой "Для служебного пользования". Есть и другие изменения.
На кого распространят правила
Положение станут применять федеральные органы госвласти и госкорпорации, а также подведомственные им учреждения и организации. Органам госвласти субъектов, иным госорганам, государственным внебюджетным фондам и организациям, которые осуществляют публично значимые функции, также рекомендуют его использовать.
Что должен решить руководитель организации
Руководителю нужно определить:
- категории должностных лиц, которые работают со служебной информацией ограниченного распространения;
- категории должностных лиц, которые обеспечивают обращение с документами ДСП;
- внутренний порядок обращения с документами ДСП;
- организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.
Как обращаться с документами ДСП
Организация должна разработать внутренний порядок обращения с документами. Он должен включать такие процедуры как создание, передача, прием, использование, хранение, уничтожение документов пр.
В порядке нужно предусмотреть правила обращения с документами "ДСП" в бумажной и электронной форме.
Как создавать документы ДСП
Каждому экземпляру документа нужно присвоить индивидуальный номер. Документ должен иметь учетную форму. Кроме обязательных реквизитов по правилам делопроизводства каждый экземпляр должен включать такие реквизиты:
- гриф "ДСП";
- номер экземпляра документа;
- информацию том, к какому экземпляру он относится (оригинальному или тиражному).
Оригинальный экземпляр должен содержать сведения:
- о количестве оригинальных экземпляров;
- порядковом номере оригинального экземпляра;
- дате создания оригинального экземпляра;
- создавшем его лице (фамилию, имя, отчество).
В тиражный экземпляр документа надо включать:
- номер оригинального или тиражного экземпляра, с которого его сняли;
- порядковый номер оригинального экземпляра;
- дату создания тиражного экземпляра;
- фамилию, имя, отчество создавшего его лица.
Как передавать экземпляры документов
В учетных формах, которые передают вместе с экземплярами документов, отражают факт передачи, адресат, передавшее и принявшее лицо. На передачу нужно согласие руководителя организации (его заместителя или иного уполномоченного лица).
При передаче надо предусмотреть:
- защиту информации от несанкционированного доступа;
- гарантированную доставку;
- контроль целостности.
Для передачи экземпляров документов в электронной форме можно использовать транспортную шину межведомственного электронного документооборота.
Бумажные документы организация вправе пересылать фельдъегерской связью, спецсвязью, ценными или заказными письмами либо передавать их непосредственно в руки получателю..
Как принимать экземпляры документов
Прием надо отразить в учетной форме. Кроме того, принимающая сторона должна подтвердить его документально. Получение электронного экземпляра документа можно подтвердить транспортной квитанцией получателя.
Каждый принятый экземпляр нужно зарегистрировать по правилам делопроизводства и отразить этот факт в учетной форме.
Документы ДСП учитывают отдельно от других документов. К регистрационному индексу документа добавляют гриф "ДСП".
При отказе в регистрации принятого экземпляра его возвращают отправителю или уничтожают. Этот факт отражают в учетной форме и в уведомлении отправителя.
Как использовать экземпляры документов
Использовать экземпляры можно только с согласия уполномоченного лица.
Каждый факт использования отражают в учетной форме с указанием даты, времени и информации о конкретном работнике, которому передали документ.
Как хранить экземпляры документов
Исполненные экземпляры группируют в дела по обычной номенклатуре дел. Об этом делают запись в учетной форме каждого экземпляра документа. На делах проставляют гриф "ДСП".
При смене лица, ответственного за хранение экземпляров документов, составляют акт приема-передачи, который утверждает руководитель организации.
Документы в электронной форме хранят в аттестованных системах хранения электронных документов, бумажные - в надежно запираемых и опечатываемых ящиках, шкафах, хранилищах.
Назначенная руководителем комиссия проверяет наличие дел. Результаты проверки заносят в учетные формы, а также оформляют актом. Периодичность проверки составляет не менее 1 раза в год, а в крупных архивах - не реже 1 раза в 5 лет.
При утрате дел и экземпляров документов или разглашении служебной информации ограниченного распространения назначают комиссию. Она составляет акт и делает отметки в учетных формах. Акты на утраченные или разглашенные дела и экземпляры документов постоянного срока хранения передают в архив.
Как уничтожать экземпляры документов
Для уничтожения ненужных дел и экземпляров документов составляют акт. Учетные формы не уничтожают - в них делают отметку со ссылкой на акт.
Как снять ограничение на распространение экземпляра документа
Уполномоченное лицо принимает такое решение путем снятия грифа "ДСП". Его снятие отражают в учетной форме.
На документах и делах, а также в системе электронного документооборота делают соответствующие записи и отметки.
Если гриф снимают с бумажного документа, на его экземплярах зачеркивают реквизиты грифа и указывают дату и номер документа с решением о снятии, проставляют подпись уполномоченного лица, его должность, фамилию и инициалы. Если гриф снимают с документа в электронной форме, то создают новый документ, а старый уничтожают.
За что сотрудника могут наказать
Сотрудника могут привлечь к дисциплинарной или иной ответственности не только за разглашение служебной информации и нарушение порядка обращения с документами, как сейчас, но и за использование служебной информации в личных и корыстных целях.
Документ: Проект постановления Правительства РФ (http://regulation.gov.ru/projects#npa=123026)
20.05.2022
- ВЫПЛАТЫ ПЕРСОНАЛУ ЗА СЧЕТ ОМС: ПРИМЕРЫ НЕЦЕЛЕВЫХ РАСХОДОВ ИЗ ПРАКТИКИ КАССАЦИИ 2021 - 2022 ГОДОВ
14.05.2022
- ТОП-5 "ПОВОРОТНЫХ" ДЕЛ АРБИТРАЖНЫХ СУДОВ ОКРУГОВ ЗА АПРЕЛЬ 2022 ГОДА
04.05.2022
- РАСЧЕТЫ И НАЛОГИ В МАЕ 2022 ГОДА: ЧТО УЧЕСТЬ В РАБОТЕ БУХГАЛТЕРУ
28.04.2022
- ВС РФ ОБОБЩИЛ ПРАКТИКУ ПО СПОРАМ, КОТОРЫЕ СВЯЗАНЫ С ЗАКЛЮЧЕНИЕМ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА
22.04.2022
- РАБОТОДАТЕЛЯМ НА ЗАМЕТКУ: ПОЛЕЗНЫЕ ОТВЕТЫ ОНЛАЙН-ИНСПЕКЦИИ ЗА МАРТ 2022 ГОДА
14.04.2022
- ТОП-5 "ПОВОРОТНЫХ" ДЕЛ АРБИТРАЖНЫХ СУДОВ ОКРУГОВ ЗА МАРТ 2022 ГОДА
08.04.2022
- ПЛАНИРУЮТ ВВЕСТИ НОВЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОБРАБОТКЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
01.04.2022
- О КАКИХ ИЗМЕНЕНИЯХ НУЖНО ЗНАТЬ ГРАЖДАНАМ В II КВАРТАЛЕ 2022 ГОДА
23.03.2022
- РАБОТОДАТЕЛЯМ НА ЗАМЕТКУ: ПОЛЕЗНЫЕ ОТВЕТЫ ОНЛАЙН-ИНСПЕКЦИИ ЗА ФЕВРАЛЬ 2022 ГОДА
16.03.2022
- ТОП-5 "ПОВОРОТНЫХ" ДЕЛ АРБИТРАЖНЫХ СУДОВ ОКРУГОВ ЗА ФЕВРАЛЬ 2022 ГОДА
09.03.2022
- ЗАРАБОТАЛИ ПРАВИЛА ПРОВЕРОК ПРИМЕНЕНИЯ ККТ
28.02.2022
- КАКИЕ ОСНОВНЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ ЖДУТ СПЕЦИАЛИСТА ОРГАНИЗАЦИИ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ С 1 МАРТА 2022 ГОДА
21.02.2022
- ОБЗОР ВС РФ N 4 (2021): НА КАКИЕ ПОЗИЦИИ ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ
14.02.2022
- ОТЧЕТНОСТЬ И РАСЧЕТЫ В ФЕВРАЛЕ 2022 ГОДА: ЧТО УЧЕСТЬ В РАБОТЕ
07.02.2022
- ПОПРАВКИ К ИНСТРУКЦИИ N 191Н ОПУБЛИКОВАЛИ - ПРИКАЗ МИНФИНА ОТ 21 ДЕКАБРЯ 2021 ГОДА
31.01.2022
- С 6 ФЕВРАЛЯ УВЕЛИЧАТ МИНИМАЛЬНЫЕ ЦЕНЫ НА КРЕПКИЙ АЛКОГОЛЬ
24.01.2022
- ОШИБКИ В УЧЕТЕ И ОТЧЕТНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЙ: ИНТЕРЕСНЫЕ СИТУАЦИИ ИЗ ПРАКТИКИ ЗА 2020 - 2021 ГОДЫ
14.01.2022
- БАНКРОТСТВО: ОБЗОР КЛЮЧЕВЫХ ПОЗИЦИЙ ВС РФ И КС РФ ЗА IV КВАРТАЛ 2021 ГОДА
10.01.2022
- МИНФИН ДАЛ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОРЯДКУ ПРИМЕНЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ КОСГУ
24.12.2021
- НОВШЕСТВА I КВАРТАЛА 2022 ГОДА ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИЙ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
20.12.2021
- НОВОГОДНИЕ РАСХОДЫ, КОТОРЫЕ СУДЫ МОГУТ СЧЕСТЬ НЕЦЕЛЕВЫМИ: ПРИМЕРЫ ИЗ ПРАКТИКИ ЗА 2020 - 2021 ГОДЫ
13.12.2021
- КОРПОРАТИВНЫХ БАНКОВСКИХ КЛИЕНТОВ РАЗДЕЛЯТ НА ГРУППЫ РИСКА - ПРОЕКТ ПРИНЯЛИ В ТРЕТЬЕМ ЧТЕНИИ
06.12.2021
- ПЛАНИРУЮТ ОБНОВИТЬ ПРАВИЛА ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТАМИ ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ
29.11.2021
- ОПУБЛИКОВАЛИ ПОПРАВКИ К НК РФ ПО ЗАЧЕТУ НАЛОГОВ В СЧЕТ ВЗНОСОВ И ПО ЕДИНОМУ НАЛОГОВОМУ ПЛАТЕЖУ
22.11.2021
- ГОСДУМА РАССМОТРИТ ПРОЕКТЫ О НОВОМ НАЛОГОВОМ РЕЖИМЕ
03.11.2021
- МИНФИН ПРЕДЛОЖИЛ НОВЫЙ ПОРЯДОК ОЦЕНКИ ЗАЯВОК УЧАСТНИКОВ ГОСЗАКУПОК
28.10.2021
- ВЕРХОВНЫЙ СУД ОБОБЩИЛ ПРАКТИКУ ПО ДОГОВОРУ ЛИЗИНГА
22.10.2021
- ПРАВИЛА УПЛАТЫ УТИЛИЗАЦИОННОГО СБОРА ПЛАНИРУЮТ УПРОСТИТЬ
15.10.2021
- 5 ОШИБОК В УЧЕТЕ УЧРЕЖДЕНИЯ, ЗА КОТОРЫЕ ОШТРАФОВАЛИ ГЛАВБУХОВ: ПРАКТИКА СУДОВ ЗА 2020 - 2021 ГОДЫ
01.10.2021
- ОТЧЕТНОСТЬ И РАСЧЕТЫ В ОКТЯБРЕ: НА ЧТО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ
01.10.2021
- МИНФИН РАССКАЗАЛ О НАЛОГОВЫХ ПЛАНАХ НА БЛИЖАЙШИЕ 3 ГОДА
27.09.2021
- СОХРАНИТЬ ПОСОБИЕ ПО УХОДУ ЗА РЕБЕНКОМ ПРИ НЕПОЛНОМ РАБОЧЕМ ДНЕ: ЯРКИЕ СПОРЫ ЗА 2020 - 2021 ГОДЫ
20.09.2021
- ВОЗМЕЩЕНИЕ ПОТЕРЬ БЕЗ НАРУШЕНИЯ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ: ИНТЕРЕСНЫЕ СИТУАЦИИ ИЗ ПРАКТИКИ ЗА 2020 - 2021 ГОДЫ
13.09.2021
- МИНФИН ПРЕДЛОЖИЛ ОБНОВИТЬ ДОПТРЕБОВАНИЯ К УЧАСТНИКАМ ГОСЗАКУПОК
06.09.2021
- СНИЖЕНИЕ ЗАРПЛАТЫ: ИНТЕРЕСНЫЕ СПОРЫ ЗА 2020 - 2021 ГОДЫ
25.08.2021
- СУДЕБНЫЕ РАСХОДЫ В СПОРАХ С НАЛОГОВОЙ: ИНТЕРЕСНЫЕ КЕЙСЫ ЗА 2020 - 2021 ГОДЫ
20.08.2021
- ДЛЯ МЕДОРГАНИЗАЦИЙ РАЗРАБОТАЛИ ПРАВИЛА ФИКСАЦИИ ФАКТОВ УТРАТЫ НАРКОТИКОВ И ПСИХОТРОПНЫХ ВЕЩЕСТВ
12.08.2021
- ПРОЕКТ ИЗМЕНЕНИЙ В ИНСТРУКЦИИ N 33Н: К ЧЕМУ ГОТОВИТЬСЯ УЧРЕЖДЕНИЯМ
06.08.2021
- МИНФИН РАЗРАБОТАЛ ПОПРАВКИ К ИНСТРУКЦИИ N 157Н
03.08.2021
- МИНЮСТ ПОДГОТОВИЛ ПОПРАВКИ О ЦИФРОВОМ РЕЕСТРЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
27.07.2021
- СКОРРЕКТИРОВАЛИ ЗАКОН О КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНЫХ ОРГАНАХ РЕГИОНОВ И МУНИЦИПАЛИТЕТОВ
05.07.2021
- ВЕРХОВНЫЙ СУД РАЗЪЯСНИЛ НЮАНСЫ ОСПАРИВАНИЯ КАДАСТРОВОЙ СТОИМОСТИ
28.06.2021
- БЮДЖЕТНАЯ И БУХГАЛТЕРСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ УЧРЕЖДЕНИЙ: ЧТО УЧЕСТЬ НАЧИНАЯ С ФОРМ ЗА ПОЛУГОДИЕ 2021 ГОДА
21.06.2021
- ВЗЫСКАНИЕ ДОЛГОВ ЗА СЧЕТ СРЕДСТВ В БАНКЕ: ВЕРХОВНЫЙ СУД ОБОБЩИЛ ПРАКТИКУ
15.06.2021
- ОНЛАЙН-КАССЫ: КАКОЕ ОБОРУДОВАНИЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ С 6 АВГУСТА 2021 ГОДА
08.06.2021
- ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: ОБЗОР СЕНТЯБРЬСКИХ ИЗМЕНЕНИЙ
01.06.2021
- ОТВЕТСТВЕННОСТЬ В СФЕРЕ ЦИФРОВОЙ МАРКИРОВКИ: ДЕПУТАТЫ СОГЛАСИЛИСЬ ИЗМЕНИТЬ КОАП РФ
25.05.2021
- ХРАНЕНИЕ ПЕРВИЧКИ: ДЕПУТАТЫ РАССМОТРЯТ ПРОЕКТ О ПЕРЕВОДЕ БУМАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННЫЕ
Новости 1 - 50 из 1047
Начало | Пред. | 1 2 3 4 5 | След. | Конец