- ПЛАНИРУЮТ ОБНОВИТЬ ПРАВИЛА ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТАМИ ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ
Исключительные права на представленный обзор принадлежат АО "Консультант Плюс".
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 03.12.2021.
На общественное обсуждение вынесли проект документа, который заменит Положение о порядке обращения со служебной информацией. Основное нововведение: определят правила обращения с документами в электронной форме с пометкой "Для служебного пользования". Есть и другие изменения.
На кого распространят правила
Положение станут применять федеральные органы госвласти и госкорпорации, а также подведомственные им учреждения и организации. Органам госвласти субъектов, иным госорганам, государственным внебюджетным фондам и организациям, которые осуществляют публично значимые функции, также рекомендуют его использовать.
Что должен решить руководитель организации
Руководителю нужно определить:
- категории должностных лиц, которые работают со служебной информацией ограниченного распространения;
- категории должностных лиц, которые обеспечивают обращение с документами ДСП;
- внутренний порядок обращения с документами ДСП;
- организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.
Как обращаться с документами ДСП
Организация должна разработать внутренний порядок обращения с документами. Он должен включать такие процедуры как создание, передача, прием, использование, хранение, уничтожение документов пр.
В порядке нужно предусмотреть правила обращения с документами "ДСП" в бумажной и электронной форме.
Как создавать документы ДСП
Каждому экземпляру документа нужно присвоить индивидуальный номер. Документ должен иметь учетную форму. Кроме обязательных реквизитов по правилам делопроизводства каждый экземпляр должен включать такие реквизиты:
- гриф "ДСП";
- номер экземпляра документа;
- информацию том, к какому экземпляру он относится (оригинальному или тиражному).
Оригинальный экземпляр должен содержать сведения:
- о количестве оригинальных экземпляров;
- порядковом номере оригинального экземпляра;
- дате создания оригинального экземпляра;
- создавшем его лице (фамилию, имя, отчество).
В тиражный экземпляр документа надо включать:
- номер оригинального или тиражного экземпляра, с которого его сняли;
- порядковый номер оригинального экземпляра;
- дату создания тиражного экземпляра;
- фамилию, имя, отчество создавшего его лица.
Как передавать экземпляры документов
В учетных формах, которые передают вместе с экземплярами документов, отражают факт передачи, адресат, передавшее и принявшее лицо. На передачу нужно согласие руководителя организации (его заместителя или иного уполномоченного лица).
При передаче надо предусмотреть:
- защиту информации от несанкционированного доступа;
- гарантированную доставку;
- контроль целостности.
Для передачи экземпляров документов в электронной форме можно использовать транспортную шину межведомственного электронного документооборота.
Бумажные документы организация вправе пересылать фельдъегерской связью, спецсвязью, ценными или заказными письмами либо передавать их непосредственно в руки получателю..
Как принимать экземпляры документов
Прием надо отразить в учетной форме. Кроме того, принимающая сторона должна подтвердить его документально. Получение электронного экземпляра документа можно подтвердить транспортной квитанцией получателя.
Каждый принятый экземпляр нужно зарегистрировать по правилам делопроизводства и отразить этот факт в учетной форме.
Документы ДСП учитывают отдельно от других документов. К регистрационному индексу документа добавляют гриф "ДСП".
При отказе в регистрации принятого экземпляра его возвращают отправителю или уничтожают. Этот факт отражают в учетной форме и в уведомлении отправителя.
Как использовать экземпляры документов
Использовать экземпляры можно только с согласия уполномоченного лица.
Каждый факт использования отражают в учетной форме с указанием даты, времени и информации о конкретном работнике, которому передали документ.
Как хранить экземпляры документов
Исполненные экземпляры группируют в дела по обычной номенклатуре дел. Об этом делают запись в учетной форме каждого экземпляра документа. На делах проставляют гриф "ДСП".
При смене лица, ответственного за хранение экземпляров документов, составляют акт приема-передачи, который утверждает руководитель организации.
Документы в электронной форме хранят в аттестованных системах хранения электронных документов, бумажные - в надежно запираемых и опечатываемых ящиках, шкафах, хранилищах.
Назначенная руководителем комиссия проверяет наличие дел. Результаты проверки заносят в учетные формы, а также оформляют актом. Периодичность проверки составляет не менее 1 раза в год, а в крупных архивах - не реже 1 раза в 5 лет.
При утрате дел и экземпляров документов или разглашении служебной информации ограниченного распространения назначают комиссию. Она составляет акт и делает отметки в учетных формах. Акты на утраченные или разглашенные дела и экземпляры документов постоянного срока хранения передают в архив.
Как уничтожать экземпляры документов
Для уничтожения ненужных дел и экземпляров документов составляют акт. Учетные формы не уничтожают - в них делают отметку со ссылкой на акт.
Как снять ограничение на распространение экземпляра документа
Уполномоченное лицо принимает такое решение путем снятия грифа "ДСП". Его снятие отражают в учетной форме.
На документах и делах, а также в системе электронного документооборота делают соответствующие записи и отметки.
Если гриф снимают с бумажного документа, на его экземплярах зачеркивают реквизиты грифа и указывают дату и номер документа с решением о снятии, проставляют подпись уполномоченного лица, его должность, фамилию и инициалы. Если гриф снимают с документа в электронной форме, то создают новый документ, а старый уничтожают.
За что сотрудника могут наказать
Сотрудника могут привлечь к дисциплинарной или иной ответственности не только за разглашение служебной информации и нарушение порядка обращения с документами, как сейчас, но и за использование служебной информации в личных и корыстных целях.
Документ: Проект постановления Правительства РФ (http://regulation.gov.ru/projects#npa=123026)
25.03.2024
- РАБОТОДАТЕЛЯМ НА ЗАМЕТКУ: ПОЛЕЗНЫЕ ОТВЕТЫ ОНЛАЙН-ИНСПЕКЦИИ ЗА ФЕВРАЛЬ 2024 ГОДА
18.03.2024
- РАБОТЫ ЗА СЧЕТ ОМС: ЧТО СУДЫ СЧИТАЛИ ТЕКУЩИМ РЕМОНТОМ В II ПОЛУГОДИИ 2023 ГОДА И НАЧАЛЕ 2024 ГОДА
29.02.2024
- МАТЕРИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ: ПРИМЕРЫ ИЗ ПРАКТИКИ ЗА 2023 - 2024 ГОДЫ
19.02.2024
- ПОСТУПЛЕНИЕ ГОССЛУЖАЩЕГО НА ДОЛЖНОСТЬ: ИНТЕРЕСНАЯ ПРАКТИКА 2023 ГОДА
05.02.2024
- ИНДЕКСАЦИЯ ПРИСУЖДЕННЫХ СУММ В АРБИТРАЖНЫХ СПОРАХ: ПРИМЕРЫ ИЗ ПРАКТИКИ ЗА 2022 - 2023 ГОДЫ
30.01.2024
- ОШИБКИ ПРИМЕНЕНИЯ КТРУ В ГОСЗАКУПКАХ: ПРИМЕРЫ ИЗ ПРАКТИКИ ЗА 2023 - 2024 ГОДЫ
26.01.2024
- ИЗМЕНЕНИЯ В СПЕЦИАЛЬНЫХ ЭКОНОМИЧЕСКИХ МЕРАХ: ЧТО УЧЕСТЬ БАНКАМ И ДРУГИМ СУБЪЕКТАМ ПОД/ФТ
11.01.2024
- Мировое соглашение в арбитражных спорах: примеры из практики за 2021-2023 годы
08.01.2024
- ПОСЛЕДНИЕ ЗАКОНЫ 2023 ГОДА: САМЫЕ ВАЖНЫЕ НОВШЕСТВА
25.12.2023
- ОСНОВНЫЕ НОВШЕСТВА ДЛЯ СПЕЦИАЛИСТА ПО ГОСЗАКУПКАМ С 1 ЯНВАРЯ 2024 ГОДА
18.12.2023
- СПОРЫ О ПРЕМИЯХ, КОМПЕНСАЦИЯХ И ИНЫХ ВЫПЛАТАХ ГОССЛУЖАЩИМ: ОБЗОР ИНТЕРЕСНЫХ ДЕЛ ЗА 2023 ГОД
11.12.2023
- НАЛОГИ, ВЗНОСЫ И ОТЧЕТНОСТЬ В ЯНВАРЕ: ОСНОВНЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ
30.11.2023
- Обзор ВС РФ N 3 (2023): НА КАКИЕ ПОЗИЦИИ ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ
24.11.2023
- ТРЕБОВАНИЯ В СФЕРЕ РЕКЛАМЫ: ФАС УТВЕРДИЛА РУКОВОДСТВО ПО ИХ СОБЛЮДЕНИЮ
16.11.2023
- ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ КОРПОРАТИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ: ОБЗОР ВС РФ
13.11.2023
- СНИЖЕНИЕ НЕУСТОЙКИ ПО ГОСКОНТРАКТУ: ИНТЕРЕСНЫЕ ПРИМЕРЫ ИЗ ПРАКТИКИ ЗА 2022 - 2023 ГОДЫ
03.11.2023
- ИЗМЕНЕНИЯ ВО ВНЕСУДЕБНОМ БАНКРОТСТВЕ: ЧТО УЧЕСТЬ РАБОТОДАТЕЛЯМ, БАНКАМ И ДОЛЖНИКАМ
27.10.2023
- БАНКРОТСТВО: ОБЗОР КЛЮЧЕВЫХ ПОЗИЦИЙ ВС РФ ЗА III КВАРТАЛ 2023 ГОДА
23.10.2023
- ВЕРХОВНЫЙ СУД ОБОБЩИЛ ПРАКТИКУ ПО ЗАЩИТЕ ПРАВ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ
16.10.2023
- ОШИБКИ ПРИ ЗАКУПКАХ СРЕДИ СМСП ПО ЗАКОНУ N 223-ФЗ: ПРИМЕРЫ ИЗ ПРАКТИКИ ЗА 2022 - 2023 ГОДЫ
03.10.2023
- ТОП-3 "ПОВОРОТНЫХ" ДЕЛ КАССАЦИИ ПО ТРУДОВЫМ СПОРАМ ЗА ИЮЛЬ - АВГУСТ
28.09.2023
- МИНФИН ОЗВУЧИЛ ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ НАЛОГОВОЙ ПОЛИТИКИ НА 2024 ГОД И ПЛАНОВЫЙ ПЕРИОД
22.09.2023
- ЧТО ИЗМЕНИТСЯ ДЛЯ ВЛАДЕЛЬЦЕВ ГАРАЖЕЙ С 1 ОКТЯБРЯ
18.09.2023
- НАКАЗАНИЕ ИЗ-ЗА УТРАТЫ ДОВЕРИЯ НА ГОССЛУЖБЕ: ЯРКИЕ СУДЕБНЫЕ СПОРЫ ЗА 2022 - 2023 ГОДЫ
11.09.2023
- ОБЗОРЫ ПРАКТИКИ ФАС ЗА ИЮЛЬ 2023 ГОДА: ЧАСТЫЕ ОШИБКИ В ЗАКУПКАХ ПО ЗАКОНАМ N 44-ФЗ И 223-ФЗ
01.09.2023
- САМЫЕ ВАЖНЫЕ СОБЫТИЯ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА ЗА ЛЕТО 2023 ГОДА
25.08.2023
- ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ И МАШИНОЧИТАЕМАЯ ДОВЕРЕННОСТЬ: ЧТО ИЗМЕНЯЕТСЯ С 1 СЕНТЯБРЯ 2023 ГОДА
17.08.2023
- КАКИЕ ОСНОВНЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ ЖДУТ СПЕЦИАЛИСТА ОРГАНИЗАЦИИ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ С 1 СЕНТЯБРЯ 2023 ГОДА
11.08.2023
- АВТОТРАНСПОРТ, МАРКИРОВКА ТОВАРОВ, РЕКЛАМА И ДРУГИЕ ИЗМЕНЕНИЯ ДЛЯ ЮРИСТА С 1 СЕНТЯБРЯ
03.08.2023
- ЗАКУПКИ ПО ЗАКОНУ N 223-ФЗ: КАКИЕ ПРОБЛЕМЫ ВЫЯВИЛА ФАС В ОБЗОРАХ ПРАКТИКИ ЗА МАЙ - ИЮНЬ 2023 ГОДА
24.07.2023
- ТОП-3 "ПОВОРОТНЫХ" ДЕЛ КАССАЦИИ ПО ТРУДОВЫМ СПОРАМ ЗА МАЙ - ИЮНЬ
17.07.2023
- ОШИБКИ В УСЛОВИЯХ ПОРЯДКА ОЦЕНКИ ЗАЯВОК ПО ЗАКОНУ N 44-ФЗ: ПРИМЕРЫ ИЗ ПРАКТИКИ ЗА 2022 - 2023 ГОДЫ
11.07.2023
- СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ НА ТРАВМАТИЗМ С ВЫПЛАТ РАБОТНИКАМ: ЯРКИЕ СПОРЫ ЗА 2022 - 2023 ГОДЫ
05.07.2023
- ПОДБОРКА ИНТЕРЕСНЫХ СУДЕБНЫХ СПОРОВ ЗА II КВАРТАЛ 2023 ГОДА ДЛЯ БУХГАЛТЕРА БЮДЖЕТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
27.06.2023
- ОШИБКИ ПРИ ВЕДЕНИИ БЮДЖЕТНОЙ СМЕТЫ: ИНТЕРЕСНЫЕ ПРИМЕРЫ ИЗ ПРАКТИКИ ЗА 2022 ГОД
15.06.2023
- ТОП-3 "ПОВОРОТНЫХ" ДЕЛ АРБИТРАЖНЫХ СУДОВ ОКРУГОВ ДЛЯ ЮРИСТА: МАЙ 2023 ГОДА
13.06.2023
- ОШИБКИ С ПРИВЛЕЧЕНИЕМ СУБПОДРЯДЧИКОВ К ГОСЗАКАЗУ: ПРИМЕРЫ ИЗ ПРАКТИКИ ЗА 2021 - 2023 ГОДЫ
02.06.2023
- ВРЕМЕННЫЙ ПЕРЕВОД К ДРУГОМУ РАБОТОДАТЕЛЮ: АКТУАЛЬНЫЕ РАЗЪЯСНЕНИЯ МИНТРУДА
26.05.2023
- ОШИБКИ ПРИ ОПИСАНИИ ОБЪЕКТА ГОСЗАКУПКИ: ПРИМЕРЫ ИЗ ПРАКТИКИ КОНТРОЛЕРОВ ЗА 2022 - 2023 ГОДЫ
19.05.2023
- РАБОТОДАТЕЛЯМ НА ЗАМЕТКУ: ПОЛЕЗНЫЕ ОТВЕТЫ ОНЛАЙН-ИНСПЕКЦИИ ЗА АПРЕЛЬ 2023 ГОДА
12.05.2023
- ОРГАНИЗАЦИЯ ВНУТРЕННЕГО ФИНАНСОВОГО АУДИТА: РЕКОМЕНДАЦИИ МИНФИНА
05.05.2023
- ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ И ДОКУМЕНТООБОРОТ В УЧРЕЖДЕНИИ: МИНФИН ПОДГОТОВИЛ ПОПРАВКИ К СТАНДАРТАМ
02.05.2023
- ОЦЕНКА ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО УРОВНЯ ГОССЛУЖАЩИХ: ПРЕЗИДЕНТ ВНЕС ПОПРАВКИ В РЯД ПОЛОЖЕНИЙ О ГОССЛУЖБЕ
24.04.2023
- ОШИБКИ ПРИ ВЫБОРЕ СПОСОБА ГОСЗАКУПКИ: ПРИМЕРЫ ИЗ ПРАКТИКИ ЗА 2022 - 2023 ГОДЫ
17.04.2023
- ОШИБКИ ПРИМЕНЕНИЯ НАЦРЕЖИМА В ГОСЗАКУПКАХ: ИНТЕРЕСНЫЕ ПРИМЕРЫ ИЗ ПРАКТИКИ ЗА 2021 - 2023 ГОДЫ
07.04.2023
- УСЛОВИЕ СКИДКИ О ЕЕ ВЗЫСКАНИИ С ПОТРЕБИТЕЛЯ ЗА ОТКАЗ ОТ ДОПУСЛУГ: КС РФ РАЗЪЯСНИЛ ПОЛОЖЕНИЯ ГК РФ
Новости 1 - 50 из 203
Начало | Пред. | 1 2 3 4 5 | След. | Конец